银川市人大常委会机关收文发文办理工作规程

　　（2014年12月16日银川市第十四届人民代表大会常务委员会第二十四次主任会议通过） 

　　  

　　为进一步规范市人大常委会机关收文和发文工作，提高公文处理质量和效率，根据《银川市人大常委会机关公文处理规定》，结合实际，制定本规程。 

　　  

　　第一部分  收文办理 

　　  

　　收文办理规程主要对公文、电报、信函以及其它文字材料的签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办等工作的程序、方法和要求作出规定。 

　　一、收文签收 

　　（一）收文渠道 

　　凡发送至市人大常委会机关的各种外来公文，统一由秘书处机要室负责签收。确需到有关单位直接拿取的，由秘书处派人收签。办公厅其他处及各工作委员会收到外来公文时，应及时送交秘书处机要室统一处理。 

　　（二）签收要求 

　　1、验收签字。机要人员在收文时，应根据投递单或送文簿的记载，仔细检查来文是否发给本机关，如属错投应及时退回；认真清点核实收件份数，如有不符，应向来文单位问明原因；如有破损、散包、被拆现象，应及时查明原因，妥善处理。经核实无误后签收，应写明收件人姓名或加盖收文印章，并签署收到日期，紧急公文应注明几时几分收到，以便查证。 

　　2、仔细拆封。拆封时应保持好封套和封内公文的完整性，必要时将封套和公文一起送审。拆封后应取净封内公文和附件，发现有漏装、缺页等情况的，应及时向来文单位说明，采取补救措施，有回执的要认真填写反馈。对领导的个人信函，特别是封面写明“亲收”、“亲启”的，由领导本人或领导指派的人员处理。 

　　3、分类管理。根据内容及办理要求，可将来文分为办件和阅件。 

　　（1）办件主要有：需要直接办理的上级人大常委会、市委、市政府及其工作部门、直属机构和市中级人民法院、市人民检察院制发的公文；需要直接办理的不相隶属单位商洽工作、询问或答复问题的函件。 

　　（2）阅件包括分送件、抄送件和传阅件。分送件是指直接分送分管领导和有关工作委员会的公文。抄送件是指将市人大常委会、市人大常委会办公厅列为抄送单位的公文。传阅件是指报送给市人大常委会、市人大常委会办公厅阅知，不需要办理的参阅类和资料类、信息类公文等。 

　　二、收文登记 

　　（一）收文登记范围 

　　1、同级党委、政府、纪检、法院、检察院发送来的文件。 

　　2、上级党委、人大常委会及机关、政府、纪检、法院、检察院发送来的文件。 

　　3、本级和上级党委和政府部门发送来的重要文件。 

　　4、其他需市人大常委会及机关直接办理的文件。 

　　（二）不需登记的范围 

　　1、只贴收文处理单而不登记的公文，主要是各类会议通知、培训、外出考察、集体活动安排等文件。 

　　2、直接分送处理的公文，主要是有关单位及社会组织阅件、参阅材料、一般资料、普通函件、普通信息等。 

　　（三）登记要求 

　　按照要求逐项登记收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、来文份数、秘密等级、紧急程度等内容，不得随意漏项。无公文标题的来文要登记内容摘要。 

　　三、收文拟办 

　　（一）拟办分工 

　　传阅文件由办公厅分管政务工作的副主任直接拟办；需要常委会机关办理的文件，由办公厅分管政务工作的副主任提请秘书长拟办。 

　　（二）拟办要求 

　　1、熟知公文处理的有关规定及有关单位的工作职责和业务范围，及时、准确、合理地提出拟办意见，力求简明得体、切实可行，不可草率行事。 

　　2、拟办意见涉及到相关的法律法规、政策规定和背景材料时，应将有关资料一并附上，供领导批办时参考。 

　　3、对于紧急公文，应明确办理时限和要求，批办领导外出的可电话请示同意后，由其他领导代行批办，待批办领导回来后阅知。 

　　四、收文批办 

　　（一）批办分工 

　　需办公厅直接办理的文件由秘书长或办公厅主任直接批办；需常委会各工作委员会办理的文件经秘书长拟办后，由常委会主任和副主任批办。 

　　（二）批办要求 

　　1、对提请性文件，主批人应当明确签署批办意见，避免只阅不批或只画圈不批具体意见的做法。 

　　2、主批人和其他审批人，对有请示事项的公文圈阅视为同意；对没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。 

　　3、批办意见应写在批办栏内，拟办人应署姓名和年月日，不能只写姓。 

　　五、收文传阅 

　　送常委会领导批办和传阅的公文由秘书处机要员传递，批办或阅签后由机要员及时收回。阅文传递按照领导排序逐一进行，如遇领导外出，可依次送其他领导传阅；需各工作委员会阅知的文件，由机要员送各工作委员会办公室负责传阅。传阅完后，各工作委员会办公室应及时送回机要室。每个人阅文时间一般不超过1个工作日，特殊情况不得超过2个工作日。机要室应设置文件分送格，一般情况下，机要员每天集中送递2次，紧急公文随到随送。 

　　六、收文承办 

　　（一）承办要求 

　　各委办应按照领导批办的要求在规定时限内办理，不得延误、推诿，确有困难的应及时说明。 

　　（二）领会批办意图 

　　各委办应认真研究领导批办意见，准确把握领导意图。批办领导要求提出办理意见的，承办委办应及时提出，并连同领导批办的来文和有关资料一同送批办领导审示。 

　　（三）充分协商会签 

　　凡涉及两个以上委办承办的事项，主办机构应主动与协办机构协商、会签；有较大分歧的，可请示秘书长或副秘书长协调。 

　　（四）按时承办 

　　各委办应区分轻重缓急，保证急件、要件优先办理。标有“特急”的，随到随办，不得拖延；标有“加急”、“急件”的，用最快的时间承办；未标紧急程度的，在规定时限内承办。 

　　七、收文催办 

　　一般性工作由各委办负责人对承办工作进行催促检查，防止承办环节脱节或在某一环节耽搁；重要事项由秘书长或副秘书长对各工作委员会的承办情况进行督促检查。 

　　八、收文归档 

　　涉密文件资料，应按照保密法有关规定，按阅批示文范围传阅完毕后，及时归档、保管，并做好清退工作。非涉密文件，传阅办理完毕后，承办人应在文件处理单中处理结果栏内，注明文件处理结果，并送秘书处按机要室归档、保管。 

　　  

　　第二部分  发文办理 

　　  

　　发文办理规程主要对制发公文的草拟、审核、签发、复核、文印、用印、登记、分发等程序、方法和要求作出规定。 

　　一、文件草拟 

　　文件草拟是指办公厅和各工作委员会，根据领导的指示和工作需要，组织人员起草各种文稿。 

　　（一）明确目的 

　　起草前，应及时了解制发公文的目的和要求，不明确的地方，应向有关领导询问清楚。根据领导的意图和要求，对所撰写公文的重要事项、涉及问题的范围和对象、解决问题的方法和措施等，做到心中有数，明确公文的主送和抄送单位。 

　　（二）熟悉政策 

　　1、熟悉掌握法律、法规、规章和有关政策，使公文具有正确的政治方向和明确的法律政策依据。 

　　2、熟悉已制发的公文，保证政策贯彻的连续性和上下一致性。 

　　（三）构思结构 

　　构思结构是对起草公文的主旨、材料、结构、语言表达作综合性的思考，在脑子中形成文章的蓝图。 

　　1、提纲法：将整个文稿的构思成果，用文字列成提纲，可以用词、短语列出观点和材料要点，也可以采取缩写方式，写出层次、段落大意。 

　　2、腹稿法：在头脑中把文章的立意、选材、结构甚至细节构思成熟，形成文章的大体轮廓，再提笔成文。 

　　3、随想法：依据写作意图，随时把思考的要点记录下来，然后围绕中心，对记录的要点加以整理、分析、归纳，反复提炼，写成初稿。 

　　（四）动笔起草 

　　1、树立高度的政治责任感和严谨的写作态度，做到“草稿不草率”；增强自信心，克服畏难心理和怕出差错而不敢动笔的思想，在实践中不断提高公文写作水平。 

　　2、尽可能一气呵成，保持文思贯通，行文意气顺畅；难以在短时间内一气呵成的，可先分块起草，再合成整体，粗疏不当之处，可在修改阶段进一步修改完善。 

　　3、应顾全局，识大体，防止舍本逐末、干扰中心。应从观点、材料、布局等大处着眼，务求大体成形。 

　　（五）文不厌改 

　　1、查内容材料。检查内容是否符合政策法规，观点是否正确、明确、突出，前后提法是否一致，是否体现发文目的和要求，有无离题或不切题的内容；检查材料是否真实、准确、典型，重点是否突出，观点是否一致；检查措施、办法、意见是否切实可行，政策界限是否明确，与其他公文是否有矛盾等。 

　　2、查结构体式。检查结构是否完整、严密，层次之间是否有逻辑联系，主次详略的安排是否得当；检查文种是否准确，形式构成要素有无缺漏或不当，格式体例是否符合规范等。 

　　3、查语言表达。检查语体是否平实简明，有没有假话、空话、套话、过头话；检查语言是否准确、精练，用词是否得当，语句是否符合语法，概念、判断、推理是否准确恰当，表达有无歧义或含混之处；查看标点符号是否正确，有没有错别字等。 

　　二、文件审核 

　　发文审核是指公文起草后，送领导人审阅签发前，对文稿内容、文字、格式等所作的检查、核对和修改。 

　　（一）审核内容 

　　1、对可发可不发的公文一律不发；可转发可不转发的公文一律不转发；可抄送可不抄送的公文一律不抄送；能通过口头传达、面谈、电话、电报、信函等解决问题的，不发正式公文；与已发公文雷同，或照搬照抄上级公文的，不行文。 

　　2、核对文稿内容与党和国家的路线、方针、政策和法律、法规、规章有无抵触；与已经发布的有关规定有无矛盾；引文是否与所引公文的内容相一致。 

　　3、审查文字是否正确反映意图，是否简明扼要，通俗易懂；是否结构合理，条理清楚，文字通顺，语气得体；有无文字错漏，特别是数字、人名、时间、地点和其他专用名词等有无错漏。 

　　4、审查文种使用是否恰当，标题是否简明，主送、抄送机关是否准确，公文紧急程度、秘密等级和保密期限是否正确等。 

　　（二）审核程序 

　　1、初核。按照先后顺序和轻重缓急初审，遇到有疑问的内容，可先用铅笔作记号。如发现文稿问题较多，可约请有关人员会稿；如文稿基础较差，时间又允许，可退回重拟。初核人一般为拟稿人的直接领导或直接交办拟稿人任务的领导。 

　　2、核稿。对基础较好，改动不大的文稿，可直接修改；对需作较大改动的文稿，可与拟稿人共同修改；对基础较差的文稿，可讲清存在的问题、返工的原因、修改的思路后，退拟稿人修改。核稿人一般为初核人员与签发领导之间需要审阅文稿的各级领导。 

　　（三）审核要求 

　　1、核稿人员应谦虚谨慎，遇到不清楚的问题，主动问清情况。应求真务实，领会发文意图，不能盲目退文，不要随意修改。 

　　2、当各方意见不一致时，核稿人员要善于归纳和吸取正确意见。一般情况下以多数人和领导人的意见为准；当核稿人员与领导意见不一致时，应按领导特别是主要领导的意见修改。 

　　三、文件签发 

　　（一）签发权限 

　　1、以常委会党组名义发文，由常委会党组书记签发或由党组书记委托党组副书记签发。 

　　2、以常委会名义发文，由常委会主任签发或由常委会主任委托副主任签发。 

　　3、以常委会办公厅名义发文的视察通知、执法检查通知，由常委会分管副主任签发；常委会会议议题通知，由分管办公厅的常委会副主任签发；常委会会议通知，由常委会主任签发；主任会议通知，由秘书长签发。 

　　4、人大工作通报由常委会主任或副主任签发； 

　　5、涉及机关政务、人事、财务、接待等事项发文，由常委会秘书长、办公厅主任按照职责分工签发。 

　　6、以各工作委员会名义发文，由各工作委员会主任签发。 

　　7、以常委会机关党委名义发文，由机关党委书记签发。 

　　8、向银川人大网站上传和送各类媒体刊发的文件材料、信息、影视图片，由秘书长或副秘书长签发。 

　　9、向市委办公厅报送的信息，由办公厅分管政务工作的副主任签发。 

　　10、其他材料根据需要由有关领导签发。 

　　四、文件复核 

　　以常委会、常委会办公厅制发的公文，在领导签发后，正式印制前，由承办委办的处室负责复核，重点检查审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，按程序送相关领导复审。 

　　五、编写发文字号和确定印制份数 

　　（一）常委会党组、常委会、常委会办公厅和机关党委发文的字号编写由办公厅秘书处负责；各工作委员会发文的字号编写由各工作委员会办公室负责。公文印制份数由机关承办处室负责确定。发文字号和印制份数均须填写在发文拟稿单的相应位置内。 

　　（二）市人大法制委员会发文字号为“银人法发〔××××〕×号”；市人大财政经济委员会发文字号为“银人财发〔××××〕×号”；常委会党组发文字号为“银人常党组发〔××××〕×号”；常委会发文字号为“银人常发〔××××〕×号”；常委会机关党委发文字号为“银人常机党发〔××××〕×号”；办公厅发文字号为“银人常办发〔××××〕×号”；法制工作委员会发文字号为“银人常法发〔××××〕×号”；内务司法工作委员会发文字号为“银人常内发〔××××〕×号”；财政经济工作委员会发文字号为“银人常财发〔××××〕×号”；城乡建设与环境保护工作委员会发文字号为“银人常城发〔××××〕×号”；教科文卫工作委员会发文字号为“银人常教发〔××××〕×号”；民族宗教外事侨务工作委员会发文字号为“银人常民发〔××××〕×号”；代表联络与选举工作委员会发文字号为“银人常代发〔××××〕×号”；中华环保世纪行宁夏首府行动组委会发文字号为“银环组发〔××××〕×号”；中华环保世纪行宁夏首府行动组委会办公室发文字号为“银环组办发〔××××〕×号”。 

　　（三）《银川市人民代表大会常务委员会公告》《人大工作通报》，按届排序用汉字编号（期），不受年度限制；《银川人大信息》，以年度排序用汉字编期。 

　　（四）主任会议通知和办公厅对内一般事项发文，不编发文字号。 

　　六、文印用印流程 

　　（一）文稿经领导签发后，由承办处室将电子版文稿送秘书处文印室排版，打印公文清样。 

　　（二）公文清样一般由拟稿人负责校对，如拟稿人外出，可由所在委办主任安排其他人员校对。 

　　（三）校对完毕后，拟稿人分别在发文稿纸的校对栏和校对稿上签字；必要时，校对人可进行第二次校对。校对稿由文印室保存备查。 

　　（四）正式文稿印刷完毕后，由承办处室人员送秘书处机要室用印。需要装订的文稿，由承办处室人员协助文印员装订。文稿审签稿和正式文稿4份送机要室存档。 

　　（五）公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下1/4处，允许误差正负4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。 

　　（六）用印格式应清晰、端正、位置准确，用印在成文日期之上，以成文日期为准居中编排下压发文机关署名和成文日期，骑年压月、上大下小。 

　　（七）公文用纸格式、排版规格、制版要求、印刷要求等，由秘书处文印员按照《银川市人大常委会机关公文处理规定》执行。 

　　七、文件分发 

　　（一）公文一般以电子文件发送为主，对外发送公文，由承办处室通过政务协同办公网送达，需要以纸介质发送的文稿，可直接送达或通过邮寄方式送达。 

　　（二）分送常委会主任、副主任、秘书长、副秘书长、办公厅各处的文件，由秘书处机要员负责；分送各工作委员会的文件，由秘书处机要员负责发送到各工作委员会办公室收文人员，再由其负责分送本工作委员会人员；对外分送的文件由承办处室负责。 

　　（三）发送各类电报、传真、电子邮件等，由承办处室负责，秘书处机要员配合。

    （四）紧急公文必须在第一时间发出，其他公文应及时分送，不得拖延。